Inleiding
In deze paragraaf behandelen wij een aantal zaken die van belang zijn voor de bedrijfsvoering in het begrotingsjaar.
Bedrijfsvoering is geen doel op zich. Het is een belangrijk middel om de resultaten die we als bestuur willen bereiken, ook daadwerkelijk realiseren.
Personeel en Organisatie
De huidige cao Gemeenten 2021-2022 loopt af per 1 januari 2023. De VNG onderhandelt namens alle gemeenten met de vakbonden over een nieuwe cao. Onderwerpen die daarbij besproken worden zijn: duurzame inzetbaarheid, hybride werken, bovenwettelijke sociale zekerheid en de salarisontwikkeling. De salariskosten bestaan uit lonen en sociale premies. In de begroting 2023 hebben we gerekend met een toename hiervan met in totaal 2%.
Een goede personele bezetting is belangrijk is voor het goed functioneren van onze organisatie. De huidige krappe arbeidsmarkt zorgt ervoor dat het invullen van de vacatures moeilijker dan voorheen zal zijn. Het aantal vacatures zal naar verwachting verder groeien. We zullen in 2023 dan ook extra aandacht besteden aan onze wervingsstrategie en arbeidsmarktcommunicatie.
Ook gaan we verder met strategische personeelsplanning. Ons doel is dat we onze personeelsbezetting afstemmen op de ontwikkelingen in de maatschappij. De acties zijn o.a. gericht op het bevorderen van (interne) arbeidsmobiliteit, opleiden&ontwikkelen en werken aan competenties.
De nieuwe organisatiestructuur, de bijgewerkte arbocatalogus gemeenten, veranderde inzichten en de nieuwe aangescherpte digitale Risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) maken dat we ook in 2023 werken aan de actualisering van de RI&E. Met de start van een nieuw contract met een arbodienst per 1 januari 2023 willen we ook de arbeidsgezondheidskundige onderzoeken ná indiensttreding voor nog te bepalen groepen werknemers organiseren.
Na de start van het hybride werken willen we in 2023 de bedrijfshulpverlening voor de verschillende locaties bekijken en waar nodig aanpassen. Verder zorgen we voor een nieuw kantoorconcept met o.a. flexplekken en de herindeling van de reproruimte.
Huisvesting - Verduurzamen stadhuis
In 2019 startten we met de voorbereiding voor het verduurzamen van het stadhuis. In de raadvergadering van 30 juni 2019 heeft de gemeenteraad besloten hiervoor een krediet van € 2,2 miljoen beschikbaar te stellen. Als gevolg van corona zijn we steeds meer thuis gaan werken en dit heeft invloed op de werkplekken in onze kantoren, waaronder het stadhuis. We voeren nu een onderzoek uit om een visie te bepalen hoe we onze kantoren willen inrichten. Die visie zou van invloed kunnen zijn op de opgave voor het verduurzamen van het stadhuis. Zodra die visie duidelijk is, kunnen we de aanpak voor het verduurzamen van het stadhuis vorm geven. We verwachten dat onze werkzaamheden voor de uitwerking en de uitvoering ook ná 2023 doorlopen.
Financiën
De begroting 2023 is via de website (https://terneuzen.pcportal.nl/ ) te raadplegen.
In 2023 zetten wij in op een verdere doorontwikkeling van de Planning & Control documenten.
Dit doen we graag met een afvaardiging van de gemeenteraad (de rekeningcommissie).
De volgende onderwerpen willen wij in 2023 realiseren:
- de ingezette versnelling van de jaarrekening afsluiting borgen;
- het boekwerk van de begroting en jaarstukken meer op hoofdlijnen brengen (terugbrengen van het aantal pagina’s);
- definiëren en rapporteren van beleidsindicatoren om de maatschappelijke effecten te kunnen meten.
We blijven de financiële perioderapportage optimaliseren, zodat de laatste perioderapportage van het jaar beter aansluit bij het jaarrekeningresultaat.
De basis processen van financiën verbeteren we met de lean methodiek, waardoor de administratieve belasting voor de interne organisatie vermindert.
Daarnaast willen we fiscaal in control zijn. Via maandelijkse analyses monitoren we de fiscale risico’s voor de omzetbelasting en werkkostenregeling
Concernstaf
Vanaf 2023 legt het college een rechtmatigheidsverantwoording af. Dit is nieuw en stond eerst op de planning voor 2021. In de jaarrekening 2022 spreekt de accountant voor het laatst een oordeel uit over de getrouwheid en de rechtmatigheid.
Vanaf 2023 geeft de accountant een oordeel af over de getrouwheid. Daar waar de rechtmatigheid ook van invloed is op de getrouwheid blijft de accountant ook hierover een oordeel geven.
Het college van onze gemeente geeft in de rechtmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit doet het college voor zover er dus geen overlap is met de getrouwheid. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de financiële bepalingen in relevante wet- en regelgeving. En met de door de gemeenteraad vastgestelde kaders, zoals de begroting en de verordeningen.
In de praktijk betekent dit naar verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college beperkt zal blijven tot bevindingen over:
- Europese aanbestedingen
- begrotingsrechtmatigheid (overschrijdingen van lasten op programma’s en overschrijdingen op kredieten).
Wij namen de afgelopen jaren in de organisatie maatregelen om te kunnen voldoen aan de eisen van de rechtmatigheidsverantwoording, inclusief de getrouwheid van de jaarrekening. Door het uitstel van twee jaar draaien we in 2022 ‘proef’. Dit doen we om goed voorbereid te zijn op de invoering in het boekjaar 2023.
Inkoop
Jaarlijks stellen wij aan de hand van een inkoopanalyse en de begroting een inkoopactieplan op. Hierin zijn aan de hand van een prioriteitenstelling de specifieke inkoopactiviteiten voor dat jaar opgenomen. Waar mogelijk passen wij Social return on investment (SROI) toe. SROI houdt in, dat we mensen met een 'afstand' tot de arbeidsmarkt betere kansen geven op een baan. Als het mogelijk en zinvol is werken wij samen met de gemeenten Hulst en Sluis. Wij leveren de inkoopondersteuning voor de gemeente Sluis en de RUD Zeeland.
Juridische zaken
Voorstel Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur
Deze aanpassing van de Gemeentewet wil integriteit bij overheden verbeteren. Ook komt er een verduidelijking van de regels over belangenverstrengeling. En er komen nieuwe regels over geheimhouding. Dit wetsvoorstel is in behandeling bij de Eerste Kamer.
Voorstel Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer
Dit wetsvoorstel zorgt voor een aantal veranderingen voor gemeenten op het gebied van elektronisch verkeer. Zo moeten we voor elk formeel bericht een elektronisch kanaal aanwijzen waarop burgers en bedrijven ons kunnen bereiken. Ook regelt de wet de mogelijkheid om beveiligde berichten te versturen via een berichtenbox, zoals MijnOverheid en Ondernemersplein. Dit wetsvoorstel is in behandeling bij de Eerste Kamer.
Voorstel Wet digitale beraadslaging en besluitvorming
In de coronaperiode was er de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming. Deze is niet langer van kracht. Indien de Covid-19 situatie daartoe aanleiding geeft komt er een voorstel voor een nieuwe tijdelijke wet, zodat de openbare vergaderingen van de gemeenteraad kunnen plaatsvinden. Begin 2023 verwachten we een wetvoorstel van het kabinet om digitale besluitvorming doorlopend mogelijk te maken. Dus ook als er geen Covid-19 is.
Informatiebeveiliging en privacy
Informatiebeveiliging gaat over beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en andere informatie.
Het informatiebeveiligingsbeleid geldt voor alle processen van onze gemeente. Het heeft betrekking op burgers, gasten, bezoekers, externe relaties, alle medewerkers en op ons als bestuur. Informatiebeveiliging is om die reden niet alleen de verantwoordelijkheid van het team Informatisering&Automatisering (I&A), maar raakt de hele organisatie.
Het jaar 2023 is het eerste jaar waarin het nieuwe informatiebeveiligingsbeleid van kracht is. Een vastgesteld informatiebeveiligingsbeleid geldt voor drie jaar. Het informatiebeveiligingsbeleid is evenals voorgaande jaren gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging voor de Overheid (BIO). De BIO helpt het lijnmanagement bij het nemen van zijn verantwoordelijkheid ten aanzien van informatiebeveiliging.
De gemeentelijke ICT-infrastructuur gaat de komende jaren verder wijzigen. Meer applicaties gaan naar de Cloud. Het gevolg daarvan is een minder groot eigen serverpark en een andere netwerkinfrastructuur. Ook de werkplek zal er anders uit gaan zien: meer gebruik van Office of Microsoft 365.
Door de coronapandemie is thuiswerken de nieuwe norm geworden. Het thuiswerken en de toegang tot de gemeentelijke netwerkinfrastructuur zijn kritiek geworden voor de bedrijfscontinuïteit. Ook in een Cloud-omgeving moeten wij de systemen, data en bedrijfsmiddelen van onze gemeente beveiligen. Daarbij hoort een nauwe samenwerking met externe partijen. Een grotere afhankelijkheid hoort daar ook bij. We maken hierover duidelijke afspraken met de leveranciers.
De Informatie Beveiligings Dienst (IBD) heeft een programma Verhogen digitale weerbaarheid. Wij maken gebruik van dit programma. Ook voeren wij zelf een campagne voor bewustwording binnen onze gemeente. Wij doen dit om alle medewerkers beter te wapenen tegen de gevaren van cybercriminaliteit.
We hebben een privacy beleid. De Functionaris Gegevensbescherming toetst aan de hand hiervan de werking van dit beleid en de effectiviteit. Ons uiteindelijke doel is ‘Privacy by design’. Dit betekent dat we bij alles wat we doen een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens garanderen. Zowel technisch als organisatorisch. Ook in 2023 zullen we verdere stappen ondernemen om dit doel verder vorm te geven.
Informatievoorziening
Met het nieuw gevormde team Informatisering en Automatisering (I&A) willen we het informatiemanagement verder op orde brengen en houden. In 2023 gaan we veel aandacht besteden aan de Wet Open Overheid (WOO). Deze wet regelt de openbaarmaking, verstrekking en actieve publicatie van overheidsinformatie. Ook sluiten we in 2023 aan op het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO).
We gaan in 2023 ons belangrijkste digitale archief overbrengen naar het e-Depot van het Zeeuws Archief. Verder maken we die informatie via het e-Depot toegankelijk. We verbeteren ons informatiebeheer door actief de kwaliteit van informatie in het nieuwe zaaksysteem te volgen.
Geodesie
Wij vervullen een leidende rol in de samenwerking met de overheden in de provincie Zeeland op het gebied van landmeten/geodesie. Voorbeelden hiervan zijn: we stellen samen de missie vast, we besteden gezamenlijk de luchtfoto’s aan en we maken samen gebruik van de basisregistratie grootschalige topografie (BGT).
We gaan een nieuwe geoviewer in gebruik nemen zodat we de geoinformatie eenvoudig(er) kunnen bekijken.
In 2023 werken we verder aan het wegwerken van de verschillen tussen de Basis Administratie Gebouwen en de Basisregistratie Grootschalige Topografie. Hiermee bereiden we ons voor op een nieuwe objectenregistratie: de Samenhangende Objecten Registratie (SOR) die in 2025 operationeel moet zijn. Deze SOR is een initiatief van de rijksoverheid.
Communicatie
De gemeente opereert in een dynamische omgeving. Inwoners zijn mondig, willen invloed en snel duidelijkheid over veranderingen in hun leefomgeving. We communiceren daarom steeds vaker (pro)actief en bieden mogelijkheden voor interactie en participatie. Uitgangspunt hierbij is maatwerk. We kijken goed naar de doelgroepen en passen onze communicatie daarop aan. We coachen en ontwikkelen het communicatiebewustzijn en de communicatievaardigheden van onze medewerkers. Zo kunnen zij de communicatie goed vormgeven. Ook stimuleren we helder taalgebruik, beeldcommunicatie en communicatie via sociale media.